ABG S.A.

Deregulacja, transmisja szerokopasmowa, komunikacja z zastosowaniem urządzeń przenośnych, e-biznes, konwergencja usług - to tylko niektóre z elementów będących motorem wszelkich zmian, wyznaczających nowe kierunki rozwoju produktów dla sektora telekomunikacji.

strona główna » Telekomunikacja » Archiwum Dokumentów Finansowych

Telekomunikacja

Archiwum Dokumentów Finansowych

Archiwum Dokumentów Finansowych jest nowoczesnym i uniwersalnym rozwiązaniem służącym do zarządzania dokumentami finansowymi. Archiwum Dokumentów Finansowych umożliwia również przechowywanie i zarządzanie dokumentami innego, dowolnego typu. Archiwum Dokumentów Finansowych jest narzędziem, które pozwala efektownie zarządzać dokumentami począwszy od rozbudowanego wyszukiwania, a skończywszy na generowaniu duplikatów dokumentów finansowych. Obsługa systemu jest niezwykle intuicyjna i została zaprojektowana z uwzględnieniem wymagań, jakie są stawiane tego typu rozwiązaniom. Dzięki rozbudowanym interfejsom, Archiwum Dokumentów Finansowych umożliwia komunikację z dowolnym systemem zewnętrznym. Może być nim system, który wyszukuje dokumenty celem pobrania duplikatu lub system zasilający archiwum.

Archiwum Dokumentów Finansowych spełnia wymagania ustawy o podatku od towarów i usług oraz wymagania określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).

Funkcjonalność:

Archiwum Dokumentów Finansowych umożliwia przechowywanie obrazów dokumentów papierowych w postaci plików, jednocześnie pozwala na odtworzenie dokumentu z jego oryginalną zawartością zarówno na papierze jak i w wersji elektronicznej.
Archiwum Dokumentów Finansowych posiada funkcjonalność bezpiecznego archiwum dokumentów finansowych w myśl ustawy o podpisie elektronicznym wraz z rozporządzeniami. Oznacza to możliwość przechowywania zarówno obrazów dokumentów elektronicznych oraz ich podpisów elektronicznych.
Możliwość przechowywania dokumentów tematycznie wg grupy, kategorii i typu dokumentu oraz zaawansowane mechanizmy wyszukiwania. Grupowanie dokumentów archiwum jest w pełni definiowalne przez użytkownika. Wyszukiwanie dokumentów oparte jest o elastyczny i niczym nieograniczony mechanizm polegający na atrybutach dokumentu. Każdy dokument może posiadać swoje cechy, których wartości są indeksowane w celu szybkiego i efektownego ich wyszukiwania. System wyszukiwania został specjalnie zaprojektowany i uwzględnia wymagania w przypadku konieczności obsługi dużych ilości dokumentów liczonych w setkach milionów.
Znakowanie czasem. Funkcjonalność bezpiecznego archiwum dokumentów to nie tylko możliwość przechowywania podpisu elektronicznego. Dokument elektroniczny, umieszczany w archiwum jest znakowany czasem.
Konserwacja podpisu elektronicznego. Archiwum Dokumentów Finansowych posiada funkcjonalność odświeżania ważności certyfikatu elektronicznego. Spełnia w ten sposób wymogi prawne odnośnie czasu przechowywania elektronicznych dokumentów finansowych, który jest znacznie dłuższy od okresu ważności certyfikatu. Rozwiązanie zapewnia konserwację wartości dowodowej dokumentu elektronicznego.
Archiwum Dokumentów Finansowych współpracuje z urządzeniami typu WORM (ang. Write Once Read Many) gwarantującymi zachowanie wartości dowodowej (IBM 3995 Optical Library, IBM DR550, EMC Centura, inne)
Moduł generowania duplikatów faktur. Archiwum Dokumentów Finansowych oprócz swoich podstawowych funkcji posiada również mechanizmy pozwalające generowanie duplikatów dokumentów finansowych. Duplikat faktury jest generowany w formie, jakiej wymaga konkretny Klienta. O tym czy duplikat ma być wygenerowany w formie elektronicznej i jednocześnie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym czy też ma zostać przygotowany do wydruku w formie papierowej, decydują ustawienia systemu źródłowego, które są znane dla Archiwum Dokumentów Finansowych przez interfejsy z tym systemem.
Duplikaty dokumentów finansowych są generowane zgodnie z szablonem i obrazem, który jest definiowalny. Archiwum Dokumentów Finansowych umożliwia przypisanie każdemu typowi dokumentu szablonu transformacji. Przyszłe ewentualne zmiany w wyglądzie dokumentu nie skutkują koniecznością rozbudowy archiwum. Dany szablon transformacji obowiązuje w konkretnym okresie. Archiwum umożliwia rozszerzenie definicji typu dokumentu o nowy szablon, który ma obowiązywać w nowym okresie. Duplikat dokumentu finansowego jest generowany w formacie PDF.

Cechy rozwiązania:

Bezpieczeństwo – Archiwum Dokumentów Finansowych przechowuje dokumenty z zachowaniem poufności, niezaprzeczalności i integralności, która wynika z zastosowania mechanizmów PKI. Transmisja danych w obu kierunkach – przy składaniu i pobieraniu dokumentów i duplikatów jest szyfrowana. Dokumenty archiwum są udostępniane tylko osobom uprawnionym.
Wartość dowodowa – Archiwum Dokumentów Finansowych gwarantuje zachowanie wartości dowodowej dokumentów elektronicznych niezależnie od jego formatu.
Elastyczność – Dzięki zastosowaniu innowacyjnych mechanizmów konfiguracji, Archiwum Dokumentów Finansowych nie ogranicza użytkownika w możliwościach składowania konkretnych typów dokumentów.
Skalowalność – Wykorzystując cechy technologii J2EE uzyskano możliwość bezpiecznego zwiększania wydajności w zależności od częstotliwości wykorzystania archiwum.
Rozszerzalność – Architektura Archiwum Dokumentów Finansowych zapewnia niezależność funkcjonalności od fizycznych mechanizmów składowania danych i daje możliwość rozwoju w miarę postępu technologicznego
Otwartość – Archiwum Dokumentów Finansowych może współpracować z wieloma systemami zewnętrznymi. Współpraca jest realizowana w oparciu o interfejsy w technologii WebServices.

Interfejs użytkownika i interfejsy API

Interfejs użytkownika – Obejmuje zestaw ekranów umożliwiających operowanie w aplikacji Archiwum Dokumentów Finansowych w sposób typowy dla nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Ekrany są zrealizowane jako aplikacja WWW. Aplikacja może być swobodnie konfigurowana i dostosowywana do indywidualnych potrzeb użytkownika..
Interfejsy API – Archiwum Dokumentów Finansowych jest rozwiązaniem otwartym. Szereg interfejsów, które są realizowane w technologii WebServices (J2EE), umożliwia swobodną komunikację z systemami zewnętrznymi. Tymi systemami mogą być systemy Portal TP lub CRM, które mogą otrzymywać kopię oraz duplikat dokumentu finansowego. Tym systemem może być również system rozliczeniowy, który zasila archiwum obrazami dokumentów.

Korzyści z wdrożenia:

Spójny, elastyczny sposób zarządzania dokumentami – Archiwum Dokumentów Finansowych jest w pełni kompatybilne ze starym archiwum użytkowanym obecnie. Zarówno stare dokumenty jak i nowe elektroniczne mogą być zarządzane w jednym miejscu.
Możliwość dynamicznego wprowadzania nowych typów dokumentów oraz ich szablonów – w każdej chwili można rozszerzyć zakres definicji dokumentów przechowywanych w archiwum. Mogą to być zarówno dokumenty w powszechnie wykorzystywanych formatach jak np: PDF, DOC, RTF, XLS, JPG, jak i dokumenty, które wymagają transformacji do stanu, który umożliwia ich prezentację: XML, TXT, ABNF i inne. Szablony transformacji są definiowane i mogą być związane z konkretnym typem dokumentu. Przyjęcie nowego typu dokumentu nie wymaga zmian w oprogramowaniu Archiwum Dokumentów Finansowych.
Integracja z systemami rozliczeniowymi – Archiwum Dokumentów Finansowych posiada szereg interfejsów, dzięki którym możliwe jest masowe zasilanie archiwum jak i pojedyncze wysłanie dokumentu (np. wygenerowanego duplikatu).
Integracja z systemami wspierającymi działalność operacyjną – w każdej chwili system CRM lub Portal TP lub jakikolwiek inny system posiadający uprawnienia, ma możliwość pozyskania oryginału lub duplikatu dokumentu.
Nowoczesność rozwiązania – dzięki zastosowaniu technologii otwartej J2EE (Java i WebServices), Archiwum Dokumentów Finansowych może być łatwo łączony z innymi rozwiązaniami sprawdzając się świetnie zarówno jako składnik integralny jak również pomocniczy tych rozwiązań.

Wymagania systemowe: